Od 1 lipca 2021 r. wniosek o rejestrację spółki z o.o. w KRS można złożyć wyłącznie przez Internet. W konsekwencji, wnioski złożone w formie papierowej w ogóle nie są rozpatrywane przez sądy rejestrowe. Jest to rozwiązanie umożliwiające przyspieszenie procesu rejestracji spółek, jednocześnie wymaga ono od przedsiębiorców znajomości obsługi platform cyfrowych związanych z rejestracją online.
Założenie spółki z o.o. przez Internet – jak wygląda w praktyce?
Jakie są sposoby rejestracji spółki z o.o.?
W zależności od sposobu zawarcia umowy spółki z o.o., wniosek o wpis trzeba złożyć za pośrednictwem PRS lub w systemie informatycznym S24. Obecnie wnioski o założenie działalności w KRS składa się wyłącznie w formie elektronicznej. Zmiany te mają na celu przede wszystkim usprawnienie i unowocześnienie procedur administracyjnych, jednakże wiążą się zarazem z koniecznością dostosowania się przez przedsiębiorców do wymogów cyfrowych. Z czym zatem wiąże się rejestracja spółki z o.o. przez Internet?
System S24 czy PRS – który wybrać?
Jakkolwiek umowa spółki z o.o. powinna być zawarta pod rygorem nieważności w formie aktu notarialnego, umowa ta może być zawarta również przy wykorzystaniu wzorca umowy, co wymaga zasadniczo wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym, a następnie opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Tym samym w obecnym stanie prawnym wyróżniamy założenie spółki z o.o. na dwa sposoby, a mianowicie: tradycyjnie i przez Internet. Jednakże, bez względu na wybrany sposób, wniosek o rejestrację spółki z o.o. w dalszym ciągu może zostać złożony do sądu rejestrowego wyłącznie elektronicznie.
Wniosek o rejestrację spółki z o.o. przez Internet można złożyć:
- za pośrednictwem PRS – jeżeli umowa spółki z o.o. została zawarta w formie tradycyjnej, tj. w formie aktu notarialnego, sporządzonego przez notariusza;
- w systemie teleinformatycznym S24 – jeżeli umowa spółki z o.o. została zawarta za pomocą wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym.
Jakie są wady i zalety założenia spółki online w systemie S24?
Założenie spółki z o.o. w systemie teleinformatycznym S24 umożliwia dopełnienie wszelkich formalności bez konieczności wychodzenia z domu. Wybór tego sposobu oznacza również istotnie tańszą alternatywę w porównaniu z tradycyjnym trybem. Ponadto, proces ten jest wygodniejszy i szybszy, co z kolei pozwala na efektywniejsze rozpoczęcie działalności gospodarczej. Nie sposób jednak nie wspomnieć o tym, że zawarcie umowy spółki z o.o. w systemie teleinformatycznym S24 wiąże się też pewnymi ograniczeniami. Wśród najistotniejszych z nich wymienia się:
- mniejsze możliwości kształtowania postanowień umowy spółki z o.o. w porównaniu z tradycyjnym trybem;
- brak możliwości modyfikacji roku obrotowego, co w praktyce oznacza, że rok obrotowy zawsze będzie pokrywał się z rokiem kalendarzowym;
- wkład wspólnika do spółki lub na pokrycie kapitału zakładowego może zostać pokryty wyłącznie środkami pieniężnymi.
Założenie spółki z o.o. w systemie S24 = ograniczona możliwość kształtowania warunków umowy spółki
Podstawowym mankamentem wynikającym z założenia spółki z o.o. w systemie teleinformatycznym S24 wydaje się jednak możliwość wyboru jedynie tych postanowień umowy spółki z o.o., które zostały udostępnione przez ustawodawcę we wzorcu. Wyjaśnić przy tym należy, że w znacznej mierze treść wzorca umowy jest bezwzględnie wiążąca jak np. w odniesieniu do roku obrotowego, który zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Część postanowień umowy zawartych we wzorcu ma natomiast charakter alternatywy, co odnosi się zwłaszcza do udziału i swobody ich zbywalności, zasad reprezentacji czy powołania organu nadzoru.
Kiedy możliwa jest rejestracja spółki z o.o. przez Intenet?
Zarówno w przypadku rejestracji spółki z o.o. za pośrednictwem PRS, jak i w systemie teleinformatycznym S24, w pierwszej kolejności konieczne jest założenie konta użytkownika portalu. Jednocześnie, należy mieć na względzie, że założenie konta będzie możliwe po dokonaniu autoryzacji za pomocą podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Warto jednak pamiętać o tym, że wniosek o rejestrację spółki z o.o. niekoniecznie musi być złożony przez wspólnika. W szczególności wniosek może zostać złożony przez ustanowionego pełnomocnika procesowego, przy czym pełnomocnictwa udzielają wówczas wszyscy członkowie zarządu spółki.
Jakie kroki należy podjąć po rejestracji spółki w KRS?
Jak wiadomo, z chwilą uzyskania wpisu do rejestru spółka z o.o. nabywa osobowość prawną. Oznacza to, że z tą właśnie chwilą spółka staje się podmiotem praw i obowiązków. W dalszej kolejności warto zatem wspomnieć krótko o obowiązkach, które należy dopełnić po zarejestrowaniu spółki. Oto najważniejsze z nich:
- Zgłoszenie NIP-8: Po rejestracji w KRS, w terminie określonym ustawowo, członkowie zarządu spółki z o.o. dokonują zgłoszenia danych identyfikacyjnych do Urzędu Skarbowego;
- Rejestracja VAT: Jeszcze przed wykonaniem pierwszej czynności, która podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT), konieczne staje się również złożenie wniosku o rejestrację spółki z o.o. jako podatnika VAT;
- Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR): Bez względu na przedmiot prowadzonej działalności gospodarczej spółka z o.o. musi dokonać także zgłoszenia informacji odnośnie rzeczywistych beneficjentów spółki do CRBR.
Na co zwrócić uwagę, podpisując umowę spółki?
Umowa spółki z o.o. powinna idealnie pasować do biznesu – niczym garnitur uszyty na miarę. Dobrze sporządzona umowa spółki to taka, która przewiduje różne scenariusze rozwoju, zabezpieczając interesy wszystkich wspólników. Z tego względu pomocny będzie tu kontakt z doświadczonym prawnikiem, który pomoże w precyzyjnym sformułowaniu zapisów umowy. Jeśli chcieliby Państwo skorzystać z naszej oferty, serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Nasi specjaliści nie tylko udzielą Państwu pomocy i doradztwa, ale również zapewnią, że umowa spółki będzie dopasowana do Państwa indywidualnych potrzeb.
